Office 365 est-il compatible avec le Règlement Général pour la protection des données?


 GDPR - RGPD

Vous avez probablement déjà entendu parler du nouveau règlement européen en matière de protection des données personnelles (RGPD ou GDPR en anglais) qui entrera en vigueur le 25 mai 2018. Il s’agit d’un ensemble de règles qui visent à renforcer les obligations des entreprises vis-à-vis des données dont elles disposent et qui relèvent de la vie privée des individus.

Celui-ci impactera toutes les entreprises (petites ou grandes) qui traitent des données à caractère personnel sur des résidents européens. Ce règlement parle donc des données personnelles de chacun de nous!

Le RGPD repose sur différents principes tels que la transparence du traitement des données, l’adéquation et la pertinence du traitement avec l’objectif suivi (qui doit être défini clairement), le consentement explicite des personnes, le droit à l’oubli et à l’effacement (ou l’anonymisation) des données, la conservation des données limitée à l’exécution de l’objectif, la garantie de la protection et de la sécurité des données et encore d’autres principes visant à garantir le respect de la vie privée.

Une distinction est faite entre le traitement des données en interne en tant que responsable du traitement et celui effectué par un sous-traitant.

Nous allons aborder quelques points du RGPD au cours de prochaines publications afin de vous aider à voir un peu plus clair sur certaines problématiques liées à ce nouveau règlement. 

Dans ce contexte, pour commencer, nous souhaitions aborder le sujet de Microsoft & plus particulièrement d’Office 365.

Bien que de nouvelles fonctionnalités sont en cours de développement, les produits et services de Microsoft sont actuellement disponibles pour aider les utilisateurs à répondre aux exigences du RGPD.

Certains outils (détaillés plus loin) permettent aux utilisateurs et responsables du traitement de mettre en place des politiques de protection des données, de sécuriser l’environnement mais ils permettent aussi la gestion et la surveillance des données détenues dans Office 365. 

Nous pouvons distinguer 2 grands pôles d’implication d’Office dans les problématiques de traitement des données telles que reprises dans le RGPD :

La découverte et le contrôle des données à caractère personnel détenues

Concernant le droit d’accès des personnes à leurs données personnelles imposé par le RGPD, Microsoft aide les utilisateurs à localiser et à cataloguer les données sauvegardées dans Office 365.

Des outils sont également mis à disposition pour aider le responsable du traitement des données à créer des rapports exigés par le RGPD.

Office 365 a été conçu pour protéger les données à caractère personnel stockées dans le cloud. Qu’il s’agisse de stratégies de confidentialité ou de mesures de sécurité.

A cet effet, Microsoft a développé plusieurs outils liés à Office 365 pour aider à l’identification et la gestion des données :

-          Le Data Loss Prevention (DLP) permet d’identifier 80 types de données sensibles courantes (dont les informations financières, médicales, etc.) mais également d’aider à mettre en place des mesures pour protéger les informations sensibles et empêcher leur divulgation accidentelle.

-          Le RGPD prévoit que le responsable du traitement des données définisse un délai pour l’effacement des données ou un examen périodique. L’Advanced Data Governance aide à trouver, classer, définir des stratégies et prendre des mesures pour gérer le cycle de vie des données nécessaires à l’entreprise.

-          Customer Lockbox permet de rester conforme en cas d’autorisation d’accès explicite aux données pendant des opérations de service de la part de Microsoft.

La protection contre le vol de données

Une des autres exigences du RGPD concerne le vol de données personnelles. Il est nécessaire de mettre en place une série de protection pour s’en prémunir. Office 365 possède certaines fonctionnalités qui protègent les données et qui peuvent identifier une violation de sécurité pour en permettre le recensement et la communication auprès des personnes concernées.

Parmi ces fonctionnalités :

-          Advanced Threat Protection (ATP) dans Exchange Online Protection aide à protéger les boites aux lettres électroniques contre des attaques malveillantes mais permet également la mise en place de politique de protection en empêchant l’ouverture de pièces jointes corrompues ou l’accès à des sites Web malveillants à partir d’un lien dans un email.

-          Threat Intelligence  fait découvrir pro activement des menaces et grâce à des indications précises sur celles-ci permet de mettre en place des politiques de sécurité pour une meilleure protection dans Office 365.

-          Advanced Security Management (ASM) qui offre un système d’alerte pour les violations potentielles grâce à un monitoring des risques et des utilisations anormales. Il permet également de suivre des actions risquées afin de mettre en œuvre des réponses adéquates.

-          Les journaux d'audit d'Office 365 aident à détecter et examiner des problèmes de sécurité et de conformité grâce au suivi des activités des utilisateurs et des administrateurs sur les charges de travail dans Office 365.

 

Nos équipes se tiennent à votre entière disposition pour tout complément d’information sur ce sujet ou sur le RGPD.

N’hésitez pas à nous contacter !

 

Source : https://www.microsoft.com/fr-fr/trustcenter/privacy/gdpr/solutions#office-365

Lectures complémentaires sur le sujet :

Brochure de la FEB : http://www.feb.be/globalassets/publicaties/data-protection/feb_dataprotection_brochure_03_fr_web-pdf.pdf


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